Quand la BI vient booster les outils de reporting

La BI a pour objectif d’aider à la prise de décision. Eloigner celle-ci des excès d’impulsion ou d’émotion et lui fournir sous forme de tableaux de chiffres, de graphiques et de storytelling de data, les angles possibles pour étayer les décisions par des faits incontestables.  

Voilà pourquoi la Business intelligence se doit de proposer des outils de reporting. Et l’on ne s’étonnera pas de voir ces outils faire partie des produits mis en avant en priorité dès que l’on parle de BI (voir à ce propos cet article sur tous les outils de BI). 

 

Pour les directions administratives et financières, pour les contrôleurs de gestion, l’automatisation des reportings, en particulier, est quelque chose de très intéressant. Cette automatisation permet de garder un oeil sur ce qui se passe dans les différents départements de l’entreprise à tout instant, tout en évitant de perdre et faire perdre du temps avec les traditionnels reporting « à la main », bien trop chronophages.  

De quoi parle-t-on quand on dit “reporting” ?

On parle d’outils de reporting en BI, quand il s’agit de réaliser, publier et diffuser des rapports d’activité selon un format prédéterminé. 

Il s’agit d’abord de faciliter la communication de résultats chiffrés ou de faire le point sur l’avancement de projets. 

Techniquement, l’outil de reporting interroge donc en général des bases de données selon des requêtes SQL préparées lors de l’élaboration du modèle. Le rapport d’activité peut ainsi être publié de façon automatique ou à la demande et envoyé aux destinataires concernés. 

L’outil qui sera retenu pour cela doit donc offrir des fonctions spécifiques pour la définition du modèle du rapport, des modules de calcul et de présentation (graphiques) afin de concevoir des reportings à la fois pertinents et agréables à lire.

Ce dernier point est loin d’être négligeable. Il faut faire gagner du temps dans l’analyse. 
 
Faciliter l’élaboration de la mise en perspective à travers des graphiques et une visualisation de données bien pensée est quelque chose de fondamental dans la BI (voir notamment cet article sur les risques et les erreurs liés à la data visualisation). 

Comment concevoir son reporting

A l’heure de l’agilité, de l’innovation, des nouvelles formes de management, il ne faut pas oublier que le reporting traditionnel relève d’une tradition de management par le contrôle. 

Or la business intelligence offre bien d’autres possibilités que cela. Elle doit servir précisément à libérer les possibilités d’innovations. Elle fait partie de ce mouvement qui contribue à donner de la valeur aux données. Et on ne doit pas oublier qu’un bon reporting doit transformer des données en information. 
 
Cela doit passer par la possibilité pour les managers à proposer de nouvelles façons de présenter leurs données et pour les directions financières par de nouvelles façons d’interroger celles-ci. 

Un “rapport réussi” est suffisamment pertinent pour intéresser ses destinataires et susciter des commentaires constructifs. Il a vocation à faire avancer les choses. Pas seulement à indiquer que la température est bonne puisqu’elle ne change pas.

Tout le défi dans la mise en place de systèmes de reporting s’appuyant sur la BI est donc bien là. 

 

Des outils et l’approche ETL

Bien sûr, la question concernant les outils à utiliser est primordiale, mais avant de se la poser, il convient de vérifier que l’on aura les bonnes données à injecter dans ces outils. 

Or la collecte des données est le point sensible en matière de BI. Il faut pouvoir suivre la fameuse approche ETL (extract, transform, load) qui permet de construire une vraie logique et de maîtriser la cohérence des données 

Pour rapprocher des données, en effet, encore faut-il bien comprendre ce que chacune signifie. Le manque de cohérence des données de référence dans une entreprise est un grand sujet. Il est d’autant plus important que l’on développe le projet dans un contexte de fusion d’entreprises ou de regroupement de départements. On vient de rationaliser les process. Ou on veut le faire. C’est là que l’on a les plus grands risques. 

C’est là qu’il faudra vraiment penser l’approche “reporting” en regardant les choses du point de vue de la qualité de la donnée autant que du point de vue de l’empressement du dirigeant à la faire parler.  

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