la data intelligence

Solution erp pour la gestion de votre entreprise : comment choisir

Comprendre l’erp, et sa mise en œuvre

Vous allez choisir un erp ? Pour la première fois ou bien pour le faire évoluer. Avant de trancher pour la solution erp, il est nécessaire d’analyser les besoins de votre entreprise, de définir ses stratégies de développement et d’évaluer les coûts de l’acquisition d’une solution.

Qu’est-ce qu’un logiciel ERP

Un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) est un ensemble de logiciels de gestion intégrés qui mettent en œuvre les fonctions essentielles de l’entreprise. Il couvre toutes les activités de la vie de l’entreprise : vente, achat, production, gestion de la relation client, de la logistique intégrée, du temps de travail, du stockage et du contrôle des procédures. Les solutions ERP permettent d’optimiser les processus métiers au sein de l’entreprise et d’améliorer leur performance.

Un ERP génère un écosystème complet, gérant le cycle de vie des produits et des process de l’entreprise.

On parle aussi de PGI ou progiciel de gestions intégrées.

Les fonctions classiques (on devrait dire a minima) d’un ERP sont : saisie des commandes, gestion des stocks, gestion clients et fournisseurs, gestion des achats, facturation, gestion des paiements, gestion de la paie, suivi de trésorerie et les analyse de ratios financiers.

Cependant, au fur et à mesure que l’ERP devient central dans l’entreprise, devient un acteur-clé de l’amélioration de la performance et de l’efficacité économique de l’entreprise.

Bien sûr, cela suppose que toutes les équipes se l’approprient et l’utilisent au mieux, c’est-à-dire en ayant recours à toutes les fonctionnalités qu’il offre. Ce qui suppose en réalité surtout que l’ERP soit bien adapté lui-même à l’organisation dans laquelle il s’installe.

Comprendre les différentes solutions ERP

Les logiciels ERP peuvent se classer en quatre catégories :

1. Les logiciels ERP complets : ces solutions couvrent toutes les fonctions de l’entreprise. On parle alors de progiciel intégré.

2. Les logiciels ERP hybrides : ce sont des logiciels qui combinent plusieurs modules et qui permettent donc de couvrir différents besoins d’une entreprise.

3. Les logiciels ERP spécialisés : on met dans cette catégorie les solutions applicatives qui couvrent une fonction spécifique dans un contexte spécialisé. Ces ERP ne couvrent pas tous les besoins de l’entreprise.

4. Les logiciels ERP « à la carte » : ils ne sont pas intégrés et ne couvrent que les fonctions que l’entreprise a souhaité connecter entre eux.

5. Les solutions ERP de base couvrant les fonctions essentielles de l’entreprise. Il s’agit des applications de vente, des applications de production, des applications d’achat et des applications de finance.

Les logiciels ERP permettent d’améliorer les processus de l’entreprise grâce à l’efficacité et la transparence que leur apporte. Toutefois, chaque entreprise a ses propres besoins et ses propres attentes. Les différents types de logiciels ERP doivent donc être choisis en fonction des besoins et attentes de l’entreprise.

La question de l’intégration

Les solutions intégrées couvrent une fonction spécifique dans un contexte généralisé. Les solutions ERP sont donc souvent intégrées à une ou plusieurs solutions métiers.

Il existe différentes formes d’intégration :

– L’intégration verticale, qui consiste à étendre la solution ERP à des solutions complémentaires comme une solution de gestion commerciale par exemple.

– L’intégration horizontale, qui consiste à élargir le champ d’application de la solution ERP en l’intégrant à des applications de gestion de fonctions complètes .

L’intégration peut être totale ou partielle. Dans le cas d’une intégration partielle, l’application ERP peut prendre en charge certains flux et certaines activités métiers sans les prendre en charge toutes et sans être reliée à d’autres applications.

Par exemple, une entreprise peut avoir recours à quelques modules d’une solution ERP mais ne pas en avoir besoin pour d’autres fonctions. Par exemple, elle peut avoir besoin de prendre encharge toutes les opérations de production et d’ingénierie mais ne pas avoir besoin d’une solution de gestion commerciale.

Par ailleurs, l’intégration verticale peut être une intégration « en dur », où l’application ERP est complètement intégrée à l’autre application, ou une intégration « en arborescence », où l’application ERP utilise les fonctions de l’autre application sans toujours être reliée à elle au niveau physique.

Quel type d’ERP choisir ?

Les logiciels ERP complets sont adaptés aux entreprises qui ont un grand panorama de besoins à couvrir mais qui n’ont pas les moyens pour s’en occuper. Cela offre un système intégré et fonctionnel qui va permettre une collaboration efficace entre les différents services de l’entreprise.

Les logiciels ERP hybrides sont adaptés aux entreprises qui ont un nombre de besoins moyens à couvrir et qui ont les ressources pour s’en occuper.

Les logiciels ERP spécialisés sont particulièrement adaptés aux entreprises qui ont un nombre de besoins spécifiques à couvrir et qui ont les ressources pour s’en occuper. Les entreprises peuvent choisir ce type de logiciel si elles ont un secteur d’activité spécifique ou si elles ont des problématiques spécifiques à gérer.

Les logiciels ERP « à la carte » sont adaptés aux entreprises qui n’ont pas les ressources pour s’en occuper et qui n’ont pas de besoins particuliers à couvrir. Les utilisateurs de ces logiciels peuvent alors choisir les éléments dont ils ont besoin et intégrer ces éléments dans leur système.

Pour les PME qui ont peu de besoins à couvrir et qui n’ont pas les ressources pour s’en occuper, noter qu’il existe aussi des ERP en ligne (en mode Saas). Ils offrent une solution économique et simple. Ils ont pour particularité d’être hébergés en mode SaaS. Les entreprises n’ont pas besoin d’installer ces logiciels sur leur propre ordinateur et les héberger sur leur propre serveur. Ils n’ont qu’à souscrire à un contrat avec le fournisseur du logiciel. Celui-ci prend en charge toutes les tâches d’administration et d’hébergement du logiciel. Le logiciel est alors accessible via Internet.

Comment choisir son ERP ?

Les entreprises choisissent généralement plusieurs logiciels ERP et les mettent en concurrence avant de choisir celui qui les intéresse. Les critères d’appréciation des logiciels ERP sont divers, mais fondamentalement ils ont un point commun : leur capacité à répondre aux besoins de l’entreprise. Ces besoins peuvent être de différents niveaux: au niveau de l’activité, au niveau de la gestion des ressources humaines, au niveau de la gestion financière, etc.

Une fois l’hypothèse d’un choix effectué (plutôt SAGE ? plutôt Oracle ? etc.) , il faut prendre en compte les avantages et les inconvénients du logiciel choisi. Les avantages sont divers, il peut s’agir d’avantages comparatifs, d’avantages liés à la conception ou à la fonctionnalité ou encore d’avantages commerciaux. Il n’est pas rare qu’un logiciel présente plusieurs avantages par rapport à d’autres. En revanche, les inconvénients sont généralement liés à la conception ou à la fonctionnalité du logiciel.

Les tests d’évaluation des logiciels ERP permettent de déterminer les avantages et les inconvénients d’un logiciel. Cette démarche permet de se faire une idée du logiciel choisi pour ensuite choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins.

Ces tests d’évaluation peuvent être effectués par le service informatique de l’entreprise, ou par un cabinet de conseil tel qu’Inventiv-it. Nos consultants, très habitués à l’analyse des besoins des métiers, auront une vision globale de vos besoins en même temps qu’une analyse immédiate de la faisabilité technique de chaque scénario d’utilisation en fonction des facilités offertes par les outils.

En un mot, ils auront une vision de la bonne façon d’intégrer l’ERP. Il est donc crucial de faire appel aux consultants avant même d’avoir définitivement fait le choix du logiciel.

Il ne suffit pas de raisonner intégration technique. Il faut aussi et d’abord raisonner intégration métier et organisationnelle.

Comprendre les solutions cloud

On dit souvent que l’avenir de l’ERP est dans le cloud. Certes, pour les entreprises, en finir totalement avec le « on-premise » (dans ses locaux) et passer entièrement au Cloud en une seule fois est rarement possible.

Cependant, ignorer tous les avantages des systèmes de planification des ressources d’entreprise que permet le cloud n’est pas très judicieux. Pourquoi devriez-vous envisager d’utiliser des applications Cloud pour remplacer ou compléter votre système on-premise ?

Voici quelques-uns des principaux avantages :

1. L’indépendance du matériel

Avec le cloud, vous n’avez pas besoin d’acheter ou de déployer votre propre matériel. Vous pouvez utiliser un serveur virtuel et les ressources que vous avez sous la main, quel que soit l’endroit où elles se trouvent. Ainsi, si vous avez besoin d’augmenter la capacité de votre système à un moment donné, vous n’aurez pas à négocier avec le service informatique de votre entreprise pour trouver le budget nécessaire. Vous aurez juste à demander à votre fournisseur Cloud d’ajouter des ressources à votre système.

2. La maîtrise de votre budget.

Avec le cloud, vous ne payez que ce vous utilisez réellement. Avec le cloud, vous n’avez pas à acheter du matériel informatique pour développer une application. C’est gratuit et vous n’avez pas besoin de l’entretenir. Vous payez juste pour ce que vous utilisez et vous n’avez pas à gérer l’équipement. Si vous avez besoin d’augmenter la capacité de votre système ou de lancer de nouvelles applications, vous n’aurez qu’à demander à votre fournisseur d’ajouter des ressources à votre système. Vous n’aurez pas à négocier avec le service informatique de votre entreprise pour trouver le budget nécessaire.

3. La flexibilité

Le cloud fournit également une flexibilité de déploiement et de mise à jour sans précédent. Vous pouvez déployer une application dans le cloud et l’utiliser pendant des années, puis décider qu’il est temps de la mettre à niveau sans devoir changer votre infrastructure. Vous pouvez aussi vous séparer d’une application en quelques minutes et lancerune nouvelle application sur votre infrastructure du cloud en quelques secondes. La flexibilité du cloud vous permettra de vous adapter rapidement aux changements du marché et des technologies.

4. La sécurité du cloud

Le cloud fournit également une plus grande sécurité du système. Avec le cloud, vous n’avez plus à gérer votre propre infrastructure informatique. Vous pouvez laisser cette tâche à des spécialistes du cloud qui déploient et maintiennent leurs propres réseaux et serveurs. La sécurité du cloud est facilitée par le fait que le service est fourni par un tiers. Vous n’avez pas à installer et à sécuriser vous-même votre propre infrastructure. Le cloud prend en charge la sécurité pour vous.

5. La disponibilité

Le cloud offre également une disponibilité quasi totale : vous ne pouvez pas avoir une panne de serveur dans le cloud. L’infrastructure d cloud est gérée par un tiers, et vous n’avez pas à craindre une panne informatique ou une fuite de données. Vous pouvez faire fonctionner votre application sans risque d’interruption et vous n’avez pas à vous soucier de la sécurité ou de la maintenance du système.

Les avantages de l’ERP

Ils sont donc nombreux. Les coûts d’entrée sont réduits, la fiabilité des données est améliorée, le partage des informations est facilité, l’automatisation des processus métier est simplifiée, l’intégration et la communication sont facilitées entre les départements et les entités de l’entreprise.

Cependant, pour profiter de tous ces avantages, il ne faut aucune erreur lors des phases de conception. Le projet ERP doit en effet être divisé en plusieurs phases.

Phase de conception du cycle de vie du logiciel :

Phase de conception du système d’information :

Phase de conception informatique :

La phase 1 est la plus longue. Elle demande un investissement important. Elle concerne l’architecture du système d’information en fonction des besoins et des contraintes de l’entreprise. Cette phase définit les fonctionnalités, les besoins et le cahier des charges du logiciel. On a donc besoin d’un architecte du système d’information, qui est un spécialiste de l’architecture des systèmes d’information.

Cette phase 2 est très importante. Elle détermine les modalités de fonctionnement de l’ERP : les outils qui seront utilisés la façon dont ils seront utilisés.

Dans certains cas, il est possible de passer directement à la phase de déploiement, sans passer par des phases préliminaires notamment si le projet est petit et/ou le besoin est clair (ex : mise en place de logiciels ERP pour une nouvelle activité dans une entreprise).

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