Ainsi, Sage X3 et Youdoc sont partis de cette mesure pour mettre en place un dispositif adéquat pouvant automatiser le travail des comptables dans les entreprises. C’est ce qu’a été démontré lors du Webinar du 15 novembre 2022. Nous vous en parlons dans cet article
I. QUELS SONT LES ENJEUX DE LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES DANS LES ENTREPRISES?
Les factures électroniques apportent de nombreux avantages aux entreprises. Au delà du plan légal, la digitalisation des factures B2B touchent aussi les volets économique et écologique.
1. Contrôler le montant de TVA et limiter la fraude
A partir de 2024, les factures électroniques de toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA passeront par le portail public de facturation. En effet, ces factures devraient être émises au format Factur-x (PDF couplé à XML).
Ce procédé permettra à l’Etat de contrôler le montant de TVA et limiter la fraude.
2. Favoriser les modes de travail hybride
Réduire l’utilisation du papier dans les entreprises permet de travailler hors de son bureau. En effet, la facture électronique s’adapte aux modes de travail hybride. Par exemple, il devient ainsi possible pour un comptable de télétravailler sans avoir recours aux archives de son armoire.
3.Automatiser le contrôle et la lecture des documents
Sage Youdoc donne la possibilité d’automatiser la saisie de votre facture dans votre ERP. En effet, les données sont contrôlées, saisies et traitées automatiquement pour un meilleur pilotage du processus.
L’automatisation de la saisie de facture réduit le nombre d’erreurs de saisie, elle fiabilise les informations saisies dans votre SI, etc.
4. Un ROI rapide
Les factures dématérialisées font gagner des économies importantes aux entreprises. Elles baissent les coûts directs (temps de saisie, frais d’impression, d’envoi, frais liés aux locaux d’archivage) et les coûts indirects (relance des valideurs, appels des fournisseurs, etc.).
« Nos utilisateurs économisent aujourd’hui 5 euros par facture (….) On parle ici d’un retour sur investissement réalisé en 9mois » ,affirme Bertrand Track, Consultant Avant-vente Sage X3.
Avec la solution de Youdoc et Sage, un comptable peut traiter seul jusqu’à 600 factures par jour ».
« Un client nous indique qu’une demi journée de travail peut être réalisée en 10 minutes ». Renchérit Maïté Etcheverrigaray – Chef de Projet – T2i.
II. COMMENT FONCTIONNE LA SOLUTION SAGE ET YOUDOC?
Sage et Youdoc sont interconnectés par l’intermédiaire de Web service. Vous avez ainsi la possibilité de rechercher le fournisseur.
La solution identifie les différentes données à partir de la facture. On peut ensuite aller les contrôler dans Sage X3 pour vérifier la bonne présence des informations associées aux achats (numéro de commande, bon de livraison). « On peut également créer en temps réel la facture Sage X3 ».
Le Replay de la démo se trouve sur notre site
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III. QUEL EST L’APPORT DE LA SOLUTION SAGE YOUDOC?
Sage et Youdoc rendent possible la dématérialisation des factures grâce à des fonctionnalités autour d’un moteur d’analyse intelligent, une gestion dynamique et une circulation intuitive.
1. Moteur d’analyse intelligent
Il permet de récupérer les factures fournisseurs pour les analyser, les exporter. Grâce à l’IA, cette fonctionnalité vous donne la possibilité d’automatiser le contrôle et le traitement de vos documents pour un meilleur pilotage.
2.gestion dynamique
La gestion électronique documentaire (GED) de Sage et Youdoc permet de stocker vos factures dans un plan de classement adapté à votre organisation. Elle favorise l’indexation de vos documents ainsi que leur traçabilité.
Elle vous permet également de déposer d’autres documents de votre système d’informations (documents RH, notice réglementaire, etc)
3.Circulation intuitive
Cette fonctionnalité est utile pour les documents externes.
Conclusion
Loin d’être une contrainte légale, la dématérialisation des factures favorise beaucoup les entreprises. Elle leur fait gagner des économies considérables, facilite le travail des comptables.
Sage et Youdoc ont bien illustré cela à travers une démo lors de ce webinar. « L’outil d’acquisition des documents de Youdoc donne un réel sens à la dématérialisation du document et permet de fluidifier et faciliter le travail en amont de la validation de la facture dans Sage X3 », selon le retour d’un client.
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