Du fast closing (clôture des comptes rapide) au smart closing

intégrateur revendeur sage

1. Qu’est-ce que le fast closing ?

Bien sûr, nous sommes ici dans l’univers de la finance ! Au moment précis où tous les yeux se tournent vers les services comptables en attendant le verdict : le moment de la clôture des comptes. 

Le fast closing consiste à optimiser les processus comptables afin d’accélérer la clôture des comptes et d’augmenter la fréquence de celle-ci, par exemple passer d’une clôture annuelle à une clôture trimestrielle, ou d’une clôture des comptes trimestrielle à une clôture mensuelle.


A propos, en avez-vous déjà entendu parler ? Y avez-vous déjà songé vous-même ? Répondez ici :

 

Normes comptables européennes

Ce type d’approche a été réglementé par la norme IFRS 7 et la norme IAS 34, pour les entreprises qui sont soumises à ces normes. Par exemple, la clôture des comptes trimestriels doit être effectuée dans un délai de 90 jours à compter du quatrième mois de chiffre d’affaires, la clôture des comptes semestriels doit être effectuée dans un délai de 120 jours à partir de l’année fiscale, la clôture des comptes annuels doit être effectuée dans un délai de 180 jours à compter du dernier mois de l’année fiscale.

Bref. D’un côté, on a donc des contraintes de délai. Et de l’autre, dans ces mêmes normes, des exigences. Par exemple, des exigences d’évaluation correcte des risques financiers.

Parmi ces informations se trouvent par exemple la juste valeur des actifs et passifs financiers, par comparaison avec leur valeur comptable au bilan, des informations relatives au risque de crédit ou aux dépréciations.

Le site compta-on line donne cet exemple : pour un prêt ou une créance (actif ou passif financier), l’entreprise concernée doit indiquer :

  • l’exposition maximale au risque de crédit à la clôture de l’exercice ;
  • la réduction de cette exposition qui peut exister en raison d’un autre instrument (dérivé par exemple) ;
  • la variation de la juste valeur au cours de la période et en cumulé.

Ce n’est qu’un exemple. Mais il illustre ce que les responsables financiers savent trop bien : clôturer les comptes, cela ne consiste pas à laisser mouliner un grand tableau excel, dont découle au bout de quelques secondes, un chiffre unique de résultat, décoré de quelques Kpis.

Non, cela exige aussi que soient associés des rapports de gestion, expliquant les choix et les positions en matière de risques financiers. Cela exige que l’information soit auditée.

Nous n’avons cité là que les précautions normatives exigées en matière de lisibilité des risques financiers, mais nous pourrions également mentionner :

  • les difficultés à bien évaluer les stocks, surtout quand il s’agit d’entreprises internationales qui disposent d’entrepôts à travers le monde. Cela mobilise des équipes, du temps.
  • les organisations comptables en silo qui, certes, permettent de mieux maîtriser les informations mais ralentissent la centralisation rapide de l’information.

Fast stressing

On comprend donc que si l’on ne retient que le « fast » dans fast closing, on risque de finir par se dire que le fast close est à la finance ce que le fast food est à la gastronomie : cela manque de qualité et cela a à voir avec le stress.

A votre avis, …

 

Étant donné que ces réglementations sont très contraignantes et précises, le personnel administratif n’a en effet plus le temps de prendre en charge les tâches de comptabilité courante, en même temps qu’il prépare la clôture. Cela peut perturber les activités quotidiennes ou avoir un impact négatif sur la qualité de la comptabilité.

Le stress des équipes est donc celui de la récupération des informations et de leur vérification. Il est aussi celui de l'(in)-efficacité des tableurs et des logiciels utilisés.

Une enquête menée par DafMagazine indique que 41 % des cadres financiers estiment que l’étape de recherche & compilation des données (données fournisseurs, FNP, CCA…) est un point de ralentissement important dans le processus de clôture des comptes.

61 % des répondants avouent être dépendants des tableurs pour pouvoir éditer des états financiers, établir des comptes annuels et publier des comptes consolidés. (source DafMag).

 

Un projet complet

Se lancer dans le fast closing est donc en soi un projet.

Un projet en terme d’organisation : 

  • Sensibiliser les services
  • Communiquer les plannings de closing aux équipes
  • Accélérer la facturation (pour limiter le nombre de pièces manquantes au moment du closing)

Mais aussi un projet en termes de technologies

  • Automatiser les charges récurrentes dans l’ERP
  • Réaliser des closings d’entraînement
  • Automatiser la recherche et la compilation des données clés

En un mot, il faut automatiser ce qui est simple à effectuer et basculer le temps gagné vers ce qui est complexe. Telle doit être la logique du fast-closing.

La mise en place du fast closing dans une organisation suppose donc la mobilisation de tous les acteurs de la chaîne financière. C’est aussi un pas vers la transformation numérique des processus comptables qui est en marche et inéluctable. N’oublions pas, par exemple, les exigences de la dématérialisation des factures, bientôt obligatoire. 

 

2. Quels sont les atouts du fast closing ?

 

Soyons clair : le fast closing offre de nombreux atouts pour une organisation : 

  • Une meilleure visibilité de votre performance 
  • Une aide à la décision pour une meilleure réactivité 
  • Une plus grande fiabilité grâce à un gain de temps pour le contrôle et l’analyse 
  • Une simplification et une uniformisation de vos processus comptables et financiers
  • Une meilleure visibilité de l’avancement des projets et des budgets 
  • Une possibilité d’optimiser la gestion des projets en anticipant les écarts possibles
  • Un gain de temps pour le contrôle et l’analyse en temps réel des livrables (bilans, inventaires,…)

 

A qui s’adresse-t-il au fond ?

  • Le fast closing convient à toutes les entreprises qui souhaitent opérer un contrôle et une analyse rapide et efficiente de leurs comptes et de leurs charges.
  • Le fast closing concerne aussi bien des entreprises de taille moyenne, des PME et TPE, que des grands groupes.
  • Les plus petites entreprises et PME sont souvent confrontées à des problématiques de gestion d’inventaire, de traçabilité et de suivi des stocks. Le fast closing peut être un outil efficace pour ces entreprises pour optimiser leurs processus (planification et gestion des stocks,…)
  • Les grands groupes sont aussi concernés par le fast closing. Ils peuvent ainsi optimiser la gestion de leurs coûts, leur production et la mise en œuvre de leurs projets (budgets, investissements,…)

 

Pourquoi avons-nous écrit ce qui précède avec des bullet-points et des paragraphes chiffrés ?

Pour que vous puissiez relire ces paragraphes et vous demander : est-ce qu’une entreprise moderne peut réellement échapper à un seul de ces points ? Est-ce que cela ne définit pas, forcément, au fond toutes les entreprises et organisations modernes, soucieuses de s’adapter vite, de prendre des décisions rapides, d’innover souvent ? De disposer de « situations à un instant t » fréquemment, afin de lancer des kick-off de projets nouveaux facilement et sans risque ?

 

A votre avis, …

 

3. Les inconvénients du fast closing

Quels sont les inconvénients dont on parle le plus, lorsqu’il s’agit de fast-closing ? Les critiques formulées couramment à cette approche ?

Les conséquences de la mise en place du fast closing sont parfois décevantes. Si l’on va vite, on est forcément moins précis. Ou alors, les risques d’erreurs sont plus importants. Les inconvénients du fast-closing sont tout simplement ceux liés à la crainte d’erreurs ou à la pensée magique (« qui dit fast dit tout de suite »,  « l’intendance suivra »).

Les sources d’échec sont donc celles liées à la mise sous stress de l’organisation évoquée plus haut.

Avec des résultats du genre :

  • stress chez les salariés de l’entreprise.
  • problèmes entre les services.
  • problèmes pour la société, en cas d’erreur, par exemple.

Pour être efficace, il faut que tout le monde soit d’accord sur le fait que cette méthode est bénéfique pour l’entreprise, ainsi que sur la façon dont elle doit être appliquée. Il faut que ce soit vécu comme un projet qui « embarque » les équipes, les motive et non comme une nouvelle lubie de la direction. 

Tout se passe en fait comme si le vrai problème de la clôture des comptes pour un DAF ou un chef d’entreprise devait consister à faire un choix. Un choix de long terme, un choix stratégique.

Ce choix consistant à dire où doit se situer le centre de gravité de son projet sur un triangle composé de trois axes clés :

  • les délais
  • la qualité (respect des normes et des procédures, justesse et fiabilité des données)
  • les coûts (du système d’information, du contrôle interne, de l’organisation, etc.)

Plus il pousse le curseur vers le raccourcissement des délais, plus il prend de risque avec la qualité et les coûts. Plus il cherche à réduire ses coûts, plus il prend de risque de non tenue des délais et sur la qualité. Plus il pousse le curseur vers la qualité, moins il tiendra les délais et les coûts.

 

4. Et si l’on passait du fast au smart-closing ?

Tout se passe comme si, bien sûr, …. mais attention !

En matière d’innovation, il faut toujours remettre en cause les cadres. Et s’il s’agit bien de choisir en effet où l’on place le barycentre sur ce triangle aux trois dimensions, rien n’oblige à considérer que le triangle aura toujours les mêmes dimensions.

Dit autrement : dès l’instant où le projet de fast close consiste à rationaliser au maximum des tâches de saisie et de reporting à faible valeur ajoutée pour accélérer la qualité du closing et le temps consacré à l’analyse ultérieure, autant se donner dès le départ, le moyen de l’amélioration continue des process qui vont devenir toujours plus « fast ».

Autant se donner les moyens, donc, de réduire la taille du triangle, et ce, année après année. Autant se donner les moyens de raisonner en termes de quick-wins permanents. Bref. Autant passer du fast-closing au smart closing, et préparer vraiment l’avenir.

Les leviers d’efficacité dont vous avez besoin aujourd’hui (rapidité des remontées d’information, amélioration de la précision des informations sur les stocks, …) ne sont pas forcément les mêmes que ceux dont vous aurez besoin demain (nouveaux indicateurs liés à un lancement de produit, datas complémentaires dans le cadre de la préparation d’une fusion-acquisition, etc…).

Quite à franchir une étape, via un projet de fast-close qui mobilise l’organisation une bonne fois pour toute, autant penser le projet dans la durée et s’intéresser à sa capacité à évoluer avec l’organisation.

Dès lors, se posera la question de l’outil qui accompagne ce projet. Autrement dit, celle du bon ERP.

Se posera surtout la question des bons consultants pour vous accompagner dans la mise en oeuvre d’un tel outil. Des consultants qui sauront comprendre votre « mode projet » et pas seulement votre demande d’outil.

Chez Inventiv-IT, nous accompagnons souvent des projets d’ERP. Nous entendons donc très souvent nos clients raisonner « fast closing ». Nous leur expliquons alors l’intérêt de passer du « fast closing » au « smart closing » en leur proposant la mise en oeuvre d’un cockpit de pilotage, paramétré via Sage-X3, généralement. Celui-ci permet de voir les choses s’optimiser sous vos yeux : gestion de la frontière automatisation-contrôle humain, intégration des bonnes pratiques, et bien sûr pilotage du « qui fait quoi dans quel délai ».

 

 

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