ERP : comme son nom (Enterprise Resource Planning) l’indique

erp Enterprise resources planning

Le suivi de vos ressources facile avec un ERP

A la question : « qu’est-ce qu’un ERP peut m’apporter dans le cas de mon entreprise ? », la première réponse que l’on devrait formuler est : « comme son nom l’indique ».

Souvent, on oublie en effet de dérouler l’acronyme. ERP, rappelons-le signifie : Enterprise resources planning.

  • enterprise : cela n’a rien d’étonnant : nous sommes bien dans le cadre d’une entreprise (ou d’une association, ou d’une collectivité publique, enfin bref : d’une organisation).
  • planning : c’est assez logique aussi. C’est la fonctionnalité-clé. L’attente numéro 1. Ce que tout ERP doit maîtriser, le B-A-BA de tout logiciel : aider à planifier.
  • reste ce petit r, bien trop discret. Celui de resources (ressources en français). Il vous paraît logique, celui-ci aussi ? De l’ordre de l’évidence-même. Pourtant, c’est bien le mot-clé de l’acronyme qui est le moins évident.

Celui par qui tout arrive : le meilleur, comme le pire.

 

Une machine à économiser du temps en maîtrisant les processus

 

Qu’est-ce qu’un ERP, à propos ?

 

Commençons par l’essentiel. Qu’est-ce donc que le bestiau dont on parle, là : l’ERP ? Un logiciel bien sûr dont le job numéro 1est : vous faire gagner du temps. 

Organiser les processus de façon à donner de la visibilité et un contrôle total, au jour le jour, sur tous les flux travail qui traversent votre organisation.

En d’autres termes, il s’agit d’une solution unique qui intègre une variété d’applications, de fonctions et de modules pour vous donner une vue d’ensemble de votre entreprise et optimiser tous les processus. Habituellement, dans un système ERP, vous trouverez un module pour chaque grand domaine :

  •   Gestion financière
  •   Gestion de l’offre
  •   Production manufacturière
  •   Gestion de projet

 

Et vous pouvez trouver d’autres composants tels qu’un module CRM pour les ventes et le marketing, l’analyse commerciale, les ressources humaines ou même la gestion des clients.

Souvent, au lieu d’ERP, on dit même PGI (progiciel de gestion intégré) : c’est la traduction française de l’anglicisme ERP. Un Pgi progiciel de gestion intégré est « un progiciel qui permet de gérer l’ensemble des processus d’une entreprise en intégrant l’ensemble de ses fonctions », confirme Wikipedia.

Le choix d’un système ERP dépend donc de vos besoins et de ce que le logiciel peut vous offrir.

 

La maîtrise des processus

 

Chaque processus métier dans l’entreprise va se traduire par une demande de fonctionnalités spécifiques à l’égard de cet ERP. Généralement, comme on manipule ici d’abord des informations, il est très logique que la demande numéro 1, la mère de toutes les demandes, soit une demande de gestion des finances. Dès lors, très concrètement, un ERP doit savoir produire :

 

  • des tableaux d’analyse : on doit avoir un puissant outil de reporting financier qui permet aux comptables et aux analystes financiers d’extraire des données commerciales clés, des analyses comptables, des budgets, des comptes fournisseurs et des éléments de coût et de les transformer en rapports financiers qui peuvent à leur tour être utilisés pour surveiller l’état de l’entreprise et fournir des informations précieuses aux décideurs.
  • les documents comptables : ce module doit contenir toutes les fonctions de base nécessaires à la création d’une entreprise et à la saisie d’informations dans le grand livre, le plan comptable, les grands livres, les lignes de TVA, les journaux récurrents et les codes sources.
  • les bonnes affectations : il s’agit de ranger les éléments du grand livre à travers les bonnes combinaisons de comptes, de départements et de projets en utilisant des clés d’affectation, définies au départ.
  • les consolidations : si vous avez des filiales et qu’il y a plusieurs structures, il faut pouvoir consolider les comptes depuis plusieurs bases de données ERP différentes et pouvoir les traiter avec un module spécifique.
  • des enregistrements inter-entreprises : dans le même esprit, on doit pouvoir gérer les comptes de plusieurs entreprises dans le même processus d’enregistrement.
  • des régularisations : ces tâches doivent pouvoir s’appuyer sur des modèles de régularisation qui automatisent le processus. 
  • les budgets : ceux-ci doivent pouvoir s’appuyer sur les comptes du grand livre.
  • la différenciation centre de profit ou centre de coût. Ce qui permet d’avoir une vision synthétique de l’organisation
  • des éléments de comptabilité analytique .
  • un suivi des immobilisations.
  • des prévisions de trésorerie.
  • etc.

  

En général, dans les fonctionnalités d’un système ERP, on trouve un module de base contenant toutes ces fonctions qui vous aident à créer une entreprise, au sens informatique du terme, et à envoyer des informations au grand livre, au plan comptable, au grand livre et aux journaux récurrents. Bref. Tous les process comptables et financiers sont bien pensés, ainsi que les relations entre eux.

 

 

La gestion des approvisionnements

 

On a parlé là des processus comptables, autrement dit, de processus au service de métiers qui « photographient » l’activité de l’entreprise, afin d’aider les décideurs.

Il n’en reste pas moins vrai qu’un outil qui permet cela donne envie d’aller plus loin.

Et, en premier lieu, d’aider à la gestion des approvisionnements. On va donc très vite, demander à un bon ERP, de proposer des fonctionnalités dans ce domaine, et tout particulièrement de pouvoir :

  • configurer et maintenir un tableau spécifique pour un client donné. Suivre les transactions de ventes dans les journaux et gérer les comptes recevables.
  • obtenir des calendriers : par client, fournisseur, site, entreprise, service de livraison,etc.
  • gérer la tarification (y compris par campagne promotionnelle) : prix de vente, réduction de prix de lignes de produits connectés avec des campagnes spécifiques.
  • gérer les promesse faites aux clients : dates d’envois de commandes et de livraisons exactes fondées sur la disponibilité courante et future d’un article ainsi que sur des informations extérieures à l’entreprise (entreprises de livraison).
  • facturer les ventes : créer, publier et imprimer les factures des clients et les mémos sur les crédits de vente.
  • intégrer les remises, rabais et remises
  • gérer les bons de commande : en relation avec les devis, et éventuellement le CRM, s’il celui-ci se trouve dans un outil séparé.
  • gérer les retours : afin de pouvoir offrir une compensation aux clients.
  • gérer les entreprises de livraison : La poste, UPS, DHL, des transporteurs externes et associer leurs services (rapide, du jour au lendemain, standard) avec les délais de livraison prévus.
  • gérer les adresses de commande multiples.
  • gérer les factures d’achats et les rabais, remises et ristournes sur celles-ci.
  • gérer les tarifs d’achats : et notamment tous les éléments liés à des négociations spécifiques avec chaque fournisseur
  • gérer les retours d’achat.
  • etc.

La gestion des approvisionnements s’occupe donc à la fois des ventes (factures, remises, prix, gestion des commandes et expédition) et des stocks pour suivre votre production. Lorsque vous confiez ces tâches à votre système ERP, il est beaucoup plus facile de faire tourner votre chaîne de production et de toujours veiller à ce que vos livraisons correspondent à vos commandes et soient livrées efficacement.

Evidemment, nous avons passé là en revue les grandes fonctionnalités classiques. L’ERP, en s’intéressant aux approvisionnements permet donc d’intervenir tout au long de la supply-chain.

Des modules spécifiques de logistiques peuvent être ajoutés, tels que la gestion de l’inventaire.

 

La gestion de l’inventaire

De l’approvisionnement à l’inventaire, il n’y a qu’un pas. Là encore l’ERP va apporter sa force de frappe au service de l’efficacité des process. Il va offrir notamment :

  • une vision par zone de votre entrepôt.
  • un comptage de cycle : une méthode de base pour vérifier les données de rapport d’entrepôt pour améliorer l’exactitude de la marchandise.
  • le suivi des substitutions d’articles : il s’agit de lier les articles avec les caractéristiques similaires de façon à ce que si un client commande un article qui est indisponible, on puisse offrir un article proche.
  • le pilotage  multi-sites en suivant la marchandise quand elle est déplacée d’un site à un autre, ou en gérant la marchandise sur plusieurs sites (production, centre de distribution, entrepôts, show-room, points de vente, etc.).
  • etc.

 

Un logiciel qui fait rêver

Ce que l’on peut attendre d’un Enterprise Resource Planning est donc énorme. Il s’agit en fait d’un logiciel qui a dû analyser tous les process de l’entreprise et sait s’y adapter. Comme tout logiciel, il a tout « mathématisé », procéduré,… En un mot, il vous donne accès au rêve, au fantasme absolu : il fait tourner votre entreprise toute seule.

Il a tout prévu, il ne reste plus à votre organisation qu’à se fondre dans le système qu’il a dessiné pour elle. A chaque métier, chaque cas de figure correspond un module. Tout problème a ici une solution.

Sauf que, sauf que …

Il suffit de relire le paragraphe précédent pour sentir que quelque chose cloche, n’est-ce pas ?
Un tel rêve est évidemment très dangereux. Pour tout véritable chef d’entreprise, ce rêve est un cauchemar.

 

Quel ERP choisir ?

C’est d’ailleurs la hantise de ce cauchemar qui fait que les chefs d’entreprise se posent la question « quel ERP choisir ? Vers quelle solution dois-je me tourner ? Comment mettre en place tout le dispositif ? »

S’il suffisait d’un logiciel-type qui a pensé dès le départ à toutes les situations possibles, si le monde était aussi prévisible, alors plus aucune entreprise sur terre n’aurait la moindre valeur.

Ce qui fait la valeur d’une entreprise n’est pas sa capacité à avoir tout prévu, à être reproductible jusque dans les moindres détails par le premier touriste venu.
Sans quoi, 100% des humains seraient entrepreneurs. Il leur suffirait d’acheter un tel logiciel et de suivre les instructions. Le monde deviendrait une foire universelle au copier-coller.

Si tant de chefs d’entreprise restent dubitatifs et inquiets face à ce rêve, c’est qu’ils savent bien qu’un ERP n’a rien à voir avec un meuble acheté chez Ikéa, dont il suffit de lire le mode d’emploi. Un logiciel en kit qui permet de reproduire aussitôt le fonctionnement-type de toute entreprise.

Comme si dans ERP, seul comptait au fond le P, la fonction « planning ».

 

Un logiciel qui doit permettre d’innover

Si tant de chefs d’entreprise restent inquiets face aux argumentations « mode d’emploi », c’est qu’ils savent bien que la valeur de leur entreprise repose précisément sur ce qui n’est pas … copiable.

Cette valeur tient à ce que leur entreprise a d’unique, d’original.

Bien sûr, si l’on s’en tient à la liste des fonctionnalités ci-dessus, son entreprise doit maîtriser chacune d’elles. Ce sont autant de processus qu’elle doit accélérer à chaque fois. Plus cela ira vite, mieux on se portera.

Mais en quoi cela aide-t-il à booster la valeur de l’activité qui, elle, repose sur la capacité à innover, à changer les règles du jeu d’un marché, vite et bien ?

Comment l’ERP peut-il aider à cela ?

Tout simplement en se concentrant sur le R de ERP. La ressource.

Comment ce logiciel peut-il aider transformer tout ce qu’il touche (des données) en véritables ressources pour l’entreprise ?

Ressources pour innover, ressources pour accélérer (scaling-up).

Un dispositif qui repose sur un élément-clé : l’échange d’information

C’est en se posant cette question-clé que l’on doit changer de regard sur l’ERP. Sa mission principale est moins procédurale (passer la vie de l’entreprise à la moulinette d’un mode de pensée algorithmique) que « communicationnelle », si l’on ose ce néologisme.

Il s’agit de pouvoir disposer d’informations que l’on se donne la possibilité de pouvoir triturer dans tous les sens … ou pas.

Ce qui compte au départ est bien sûr la capacité de toutes les fonctionnalités évoquées ci-dessus de faire gagner du temps à tout le monde, on l’a dit.

Mais ce qui compte, tout de suite après, c’est leur capacité à élargir le futur, à identifier tous les possibles. A faire des zooms sur les leviers d’action.

C’est  la capacité de ces fonctionnalités et de tous les modules qui vont pouvoir s’ajouter à ce dispositif, imaginer vite et bien des produits ou des services nouveaux, des zones d’économies, etc.

Et cela dépend moins du talent d’analyse procédurale des développeurs qui auront pensé l’outil ERP que de deux choses aujourd’hui fondamentales :

  • la façon dont aura été pensée la gestion des données (le data quality management) : structuration, stockage, gestion
  • la façon dont on aura pensé l’organisation des modules et la personnalisation de l’ERP pour faciliter l’échange et le partage de données.

C’est de l’échange que naît la lumière. Dans notre ebook sur les 5 signes qui prouvent que votre ERP fatigue (disponible le 7 avril). Un de ces signes est précisément de s’inquiéter quand la lumière s’éteint. Autrement dit, quand on commence à sentir que les équipes cherchent moins à produire des idées qu’à rester le nez vissé à l’écran de leur ERP à bien suivre les procédures.

Un ERP ne doit pas servir à cela. Encore une fois, il doit servir à révéler les ressources (R) plus qu’à imposer ses plannings (P).

La force du cloud

C’est d’ailleurs une des raisons qui font que l’ERP dans le cloud est une approche qui peut tout changer. En ne consommant que l’espace nécessaire et en facilitant les mises à l’échelle (le scaling-up), le cloud présente un avantage sur l’ERP installé « on premises » (dans les locaux).

Ceci est très adapté aux entreprises à forte croissance (startups, croissance externe, etc.). Il ne faut pas oublier en effet que l’installation d’un ERP dans une entreprise nécessite une forte mobilisation des ressources et des moyens. La bonne approche quand on a des ambitions de croissance forte et surtout, quand on sait que l’on doit pouvoir s’adapter à tout moment à des modifications majeures, est d’allier la souplesse du cloud à celle qu’apporte un accompagnement extérieur.

Cet accompagnement extérieur est celui que nous appelons, chez Inventiv-it, celui du consultant augmenté. Celui qui n’oublie pas que son job n’est pas tellement de vous parler dans le langage des algorithmes. Et, à travers la supériorité supposée de ce langage, de faire entrer votre vie et celle de vos salariés dans des procédures toutes faites.

C’est celui qui, au contraire, va concevoir son job comme celui consistant à vous offrir un enterprise ressources planning qui possède, entre autres ressources, celle d’avoir un langage qui vous est familier : le vôtre.

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