Comment bâtir l’équipe de votre projet ERP

équipe ERP

Comment constituer l’équipe pour un projet ERP ?

La question ne se résume pas à choisir les bons consultants extérieurs et à lancer un appel d’offres : « je veux changer (ou installer) mon ERP, qui peut m’aider ? « .

La phase la plus critique se joue finalement pour vous peut-être bien … en interne !

Enterprise resource planning : ce que signifie un tel projet

Un système ERP (Enterprise Resource Planning) est le cœur d’une entreprise. Il offre un cadre aux organisations, fournit des données pour des décisions intelligentes et de nouvelles possibilités de croissance. Les processus commerciaux automatisés dans le back office doivent par exemple permettre de gagner des avantages concurrentiels pour la vente. Les projets ERP signifient donc beaucoup plus que simplement … installer (ou remplacer) un logiciel.

En fait, tous les secteurs et départements de l’entreprise sont concernés. Il faut donc se poser deux questions :

  • ce que l’ERP va changer pour chacun de ces secteurs
  • ce que l’ERP va changer dans les échanges et les communications entre ces différents départements.

Cela signifie, en termes de gestion de projet, qu’un travail de collaboration au sein d’une équipe interdisciplinaire et représentative sera nécessaire.

Bien sûr, il faut choisir les des collaborateurs qui soient entièrement engagés dans la réussite du projet. Les plus actifs, opérationnels, compétents et motivés. C’est ce que l’on appelle les key-users, les utilisateurs-clés.

Ce seront les « clients » types de l’ERP.

Même si votre intégrateur ERP est la clé de voûte du projet, avec un savoir-faire et un regard extérieur indispensables, vous avez besoin de vos propres collaborateurs pour faire avancer le projet. Ces utilisateurs clés jouent le rôle central dans ce dispositif.

ERP : les principaux rôles dans le projet

En général, personne ne s’impose comme utilisateur clé dans un projet ERP. Il est donc important de mettre ce rôle en évidence.

Un projet ERP n’est pas un projet purement informatique. Il s’agit plutôt d’un projet inter-organisationnel auquel participent de nombreux employés dans divers rôles et avec une multitude de tâches. Les parties prenantes suivantes doivent être impliquées :

Le comité de pilotage détermine l’orientation du projet et prend les décisions centrales. Il réunit généralement les directeurs généraux des entreprises et le ou les partenaires ERP.

Le chef de projet planifie et coordonne les équipes et a toujours une vue d’ensemble du projet. Le partenaire ERP (intégrateur, consultant) et l’entreprise elle-même chargent chacun un collaborateur de cette fonction.

L’architecte de solutions assiste le chef de projet et assure le soutien technique. En règle générale, cette fonction est confiée au partenaire ERP. L’architecte de solutions est généralement soutenu par le responsable informatique de l’entreprise.

Les utilisateurs clés sont issus des différents départements de l’entreprise. Ils ont une fonction de pilotage importante en ce sens qu’ils conçoivent les futurs processus et s’occupent de tous les détails techniques « métier ». Leurs impulsions et leurs idées déterminent en grande partie la qualité de la future solution ERP.

Les formateurs forment les collaborateurs qui travailleront avec le système ERP après le « top départ » (utilisateurs finaux). La plupart du temps, ce rôle est assumé par les Key-Users ou les conseillers de l’intégrateur et partenaire ERP.

Les change-managers sont un nouveau rôle de plus en plus présent dans les projets ERP. Ils préparent les collaborateurs aux changements qu’implique un projet ERP et optimisent les processus. L’objectif : tous les collaborateurs doivent être impliqués dès le début afin que les craintes naturelles liées au changement puissent être exprimées, traitées et éliminées. Dans la mesure où un collaborateur formé à ce rôle fait souvent défaut dans de nombreux projets, les tâches du change manager sont souvent prises en charge par des utilisateurs clés.

On le constate, la réussite d’un projet ERP dépend donc vraiment de la présence de ces utilisateurs clés.

Ce que les collaborateurs doivent apporter à un projet ERP

Les collaborateurs, mais surtout les utilisateurs clés, doivent provenir de tous les départements spécialisés et représenter ensemble les connaissances des processus de l’entreprise.

Idéalement, tous réunis, ils doivent pouvoir apporter au projet :

  • des connaissances approfondies en informatique,
  • des connaissances ERP marquées (dans le rôle d’un utilisateur averti ou, mieux encore, avec une première expérience de projet ERP),
  • des connaissance des processus et des besoins de chaque service de l’entreprise
  • la capacité à obtenir un consensus et à prendre des décisions,
  • une ouverture d’esprit qui permette de proposer et engager des processus d’amélioration.

En outre, la créativité, l’habileté diplomatique et le talent didactique sont utiles – surtout lorsque les utilisateurs clés agissent également en tant que formateurs ou gestionnaires du changement. Souvent, les chefs de service ou leurs adjoints réunissent une grande partie de ces qualités.

L’utilisateur-clé (key-user) : une biche timide

Cette analogie a été proposée par un expert allemand de l’ERP. Il pensait vraiment à l’animal dans les grandes forêts qui ont donné leur inspiration au romantisme allemand. Et l’analogie est pertinente.

Si l’on observe les tensions auxquelles sont confrontés les utilisateurs clés au cours d’un projet ERP, on comprend vite pourquoi rares sont ceux qui se proposent tout de suite pour faire partie de l’équipe.
On sait en général, dès le départ, que cette affaire ne sera pas un long fleuve tranquille. Qu’il faudra éviter les « yaka fokon », qu’on va devoir avancer une patte, reculer, y revenir, etc. La biche timide et prudente, quoi.


D’une part, il y a toujours les affaires courantes opérationnelles : chaque utilisateur clé est également un spécialiste et a de toute façon suffisamment de travail. Beaucoup d’entre eux n’ont pas envie de se charger de plus de travail ou de confier leurs tâches à un tiers pour une durée indéterminée.

D’autre part, un rôle important dans un projet ERP implique beaucoup de responsabilités. Si les utilisateurs clés potentiels ont peur du changement, ils sont moins enclins à prendre un tel risque. De nombreuses entreprises sont donc confrontées à un défi de taille lorsqu’il s’agit de constituer l’équipe parfaite pour leur projet ERP.

Motiver plutôt que forcer

Pour la constitution d’une équipe, personne ne doit être forcé. La pression conduit souvent à une attitude de défense interne des personnes concernées. Il en résulte que les délais sont dépassés, que les scénarios de test ne se déroulent pas correctement et que des solutions de contournement sont mises en place dès que des difficultés surgissent.

Proposez plutôt des incitations et créez de bonnes conditions-cadres pour l’ensemble du projet.

Incitations

Du temps, de l’argent et suffisamment de liberté – c’est ce trio d’incitations qui motive le mieux les collaborateurs. Dans la pratique, vos mesures peuvent ressembler à ceci :

1. Temps

Veillez à décharger les utilisateurs clés des tâches opérationnelles quotidiennes – par exemple en redistribuant certaines tâches ou en faisant appel à du personnel intérimaire temporaire.

Faites appel à un freelance ou à un animateur expérimenté en matière d’ERP pour la durée du projet. Cette étape permet non seulement de décharger les utilisateurs clés du projet, mais aussi d’assurer la sécurité.

2. Argent

Motivez avec des règles de bonus et un gain en prestige. Après une introduction ERP réussie, l’aura des utilisateurs clés dans l’entreprise augmente souvent de façon importante. Utilisez cet argument.

Vous créez pour vos Key-User une réglementation des heures supplémentaires en fonction du projet et offrez des possibilités de compensation intéressantes.

3. Liberté et sécurité

Protégez vos utilisateurs clés et ne leur confiez pas d’autre projet important pendant l’introduction de la solution ERP.

La direction doit également apporter un soutien inconditionnel au projet ERP. Le mandat pour le projet ERP, le budget, les compétences, les règles de bonus et tout le reste doivent être consignés par écrit.

Précisez dès le début que vous soutiendrez activement tous les collaborateurs avec leurs défis à venir – par exemple par des formations individuelles et continues.

Jouez la bonne musique d’accompagnement

Les conditions générales à créer pour l’ensemble de l’équipe ERP sont tout aussi importantes que les incitations personnelles.

1. donnez un nom au projet

L’identification avec le projet augmente considérablement parmi les participants si un nom facile à retenir a été donné au projet. Il vaut également la peine de se donner la peine de créer un logo qui permette de l’identifier.

2. faites du marketing interne

Grâce à des informations régulières de la part de la direction – par exemple via des newsletters sur les projets – tous les collaborateurs, mais aussi les utilisateurs clés, restent constamment informés du statut du projet en cours. En outre, la communication régulière des étapes atteintes signifie également que l’on apprécie le travail de tous les participants.

3. faites du kick-off un événement de motivation

Souvent, le lancement d’un ERP s’accompagne d’un sobre exposé de divers chiffres, données et faits. Il est ensuite question de l’étendue du projet, des délais, des dispositions contractuelles, du cadre financier, etc. Le kick-off se transforme alors en une bataille de diapositives ennuyeuse. Même si la direction s’y voit présenter des contenus importants, le processus n’est en grande partie pas pertinent pour les autres personnes impliquées dans le projet. Rien n’est plus démotivant qu’une réunion de lancement « perçue comme superflue » et beaucoup trop longue.

Faites ça différemment :

Transformez votre kick-off en un petit événement d’entreprise. Prenez au moins une journée entière et quittez les locaux de votre entreprise à cette fin.

Pendant cette journée, l’équipe ne devrait se consacrer qu’au projet, sans les distractions du quotidien. Dans la mesure du possible, reportez certains sujets tels que les discussions sur les contrats ou les questions d’organisation à des rendez-vous séparés en petit comité.

Présentez plutôt les étapes et les visions. Esquissez par exemple brièvement quel service profitera le plus et le plus vite de la nouvelle solution et de quelle manière. Créez des émotions positives !

Lors de l’élaboration de l’agenda, l’expérience et les conseils des équipes de l’intégrateur ERP tels que les consultants d’Inventiv-IT peuvent être particulièrement utiles.

Les premiers pas sont décisifs

Même si vous n’en êtes qu’au début de votre projet juste après le kick-off, l’expérience montre que les premiers pas du projet ERP sont décisifs pour l’atteinte des objectifs par la suite. Vous avez trouvé les bons collaborateurs pour votre équipe ERP ? Vos collègues sont très motivés et le lancement du projet a été un événement inoubliable ? Vous avez alors franchi avec succès un obstacle de taille et êtes parfaitement préparé à toutes les tâches qui vont suivre.

 

*Cet article s’inspire en grande partie d’un article de Computerwoche, paru en mars 2022.

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