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ERP : Exemple-type de Change Management pour votre entreprise

ERP : Exemple-type de projet Change Management pour votre entreprise

Certes un ERP n’est qu’un logiciel, ce n’est pas une personne. Pourtant, sa mise en place dans une entreprise agit vraiment comme l’arrivée d’un “change manager” dans l’organisation et nécessite un projet de transformation. Cette conduite du changement s’opère autant dans l’organisation qu’au niveau humain.

Voici comment faire de votre projet d’intégration un modèle de gestion, un exemple parfait d’un changement vécu de façon positive pour l’entreprise, pour ses collaborateurs, un projet digital s’intégrant à l’organisation et la culture de votre entreprise.

Ce que l’on appelle le Change Management, autrement dit en français la gestion du changement est tout ce qui prépare, équipe et soutient les employés, les équipes et les organisations dans la réalisation de changements organisationnels. Il s’agit d’une transformation profonde que les collaborateurs doivent apprendre à gérer tant au niveau de la montée en compétences que d’un point de vue méthodologique puisqu’il peut être envisagé de travailler en mode agile par exemple. 

La mise en place d’un progiciel est donc un changement organisationnel, humain et culturel. Le changement est le résultat recherché. Il s’agit d’améliorer la performance globale de l’organisation et des collaborateurs. Le logiciel dont va finalement s’équiper l’entreprise a pour objectif de produire le changement, la transformation digitale de l’entreprise pour inscrire l’entreprise dans les nouvelles pratiques. Le progiciel de gestion intégré est l’objet du changement, un objet virtuel, digital, qui stimule la montée en compétence, la formation, l’agilité des employés, une solution efficace pour faire franchir un niveau à votre organisation. 

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Les résistances au changement ? Plus que normales 
 

Les résistances au changement sont une réaction normale de la mise en place d’un nouvel outil digital, d’un nouveau type de management. Les collaborateurs développent des usages que le projet de transformation digital doit changer pour déterminer de nouvelles pratiques liées à l’outil. Le projet de transformation digitale nécessite la modification des méthode de travail, résultat qui, là encore, entraine la mise en oeuvre d’une méthode d’accompagnement au changement des employés et de l’organisation. Ces fameuses oppositions au changement ont été théorisées dès les années 70, par les sociologues des organisations qui ont observé leurs étapes lors de la mise en oeuvre des projets de change management.  
 
Michel Crozier, l’un des plus célèbres, explique que dans toute entreprise ou organisation, l’acteur (le collaborateur en général) va utiliser toutes les “zones d’incertitude” qu’il rencontre dans son travail et sa mission pour gagner du pouvoir. Le projet de transformation digitale doit donc réduire les parties incertaines et mettre en oeuvre un lean management efficace.

A travers tout ce que les étapes des processus classiques liés à son métier laissent de flou ou d’imperfection, le collaborateur va tout naturellement construire des modèles propres de processus de travail pour trouver des solutions et des méthodes efficientes. Avec cette agilité, le collaborateur va en réalité développer de véritables compétences qui servent l’organisation et ses équipes. Sans sa façon d’interpréter les situations et de produire une méthode pour régler les problèmes générés par les méthodes imprécises de travail, l’organisation fonctionnerait mal, et les résultats de l’entreprise s’en ressentiraient. L’employé implémente donc un modèle agile de travail et une approche qui adapte l’entreprise à la contrainte métier.

Conséquence : à travers l’amélioration informelle des processus et méthode de travail, le collaborateur contribue à développer et faire fonctionner  l’organisation, l’employé se rend ainsi un peu plus “indispensable” quotidiennement, et plus réticent à changer son approche du travail. 

Le projet de transformation digital qui accompagne l’intégration de la nouvelle solution doit donc intégrer un lean management qui prend en considération les étapes de construction des processus de travail métiers développés par les collaborateurs.

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Si nous en discutions ensemble ?

Le lean management, la stratégie de changement déployée sur l’ensemble de l’organisation 

Le principe même d’un logiciel de gestion, en facilitant la communication, les process et l’exécution de certaines tâches, est précisément de faire évoluer les méthodes de travail en clarifiant les pratiques mise en place par les collaborateurs. La transformation digitale a pour objectif d’adapter l’entreprise aux nouvelles contraintes et de faire évoluer l’humain et l’organisation. 
 
Le change management rationnalise les pratiques informelles mises en place par les collaborateurs, le résultat est un perte de maîtrise et  contrôle  travail au détriment d’un outil logiciel. Le collaborateur doit alors monter en compétence et passer un niveau pour adhérer au projet. Le lean management prend en charge les équipe.

Générateur de changement 

Le fait de rationaliser les pratiques par l’intermédiaire d’un système d’information, est un facteur d’opposition au changement chez l’employé, pour l’organisation. Le change management répond à cette difficulté.

La préparation de cet outil, le changement qu’il implique, sera forcément ressentie comme une décision prise par des employés “qui ne se rendent pas compte que … “ les collaborateurs ont une perception de l’entreprise qui change nécessairement la leur.  Cette approche va générer des inquiétudes du type “ et comment va-t-on faire quand … » ? 

 
L’art de maîtriser le changement 

Voilà pourquoi, le consultant qui va piloter la mise en place de votre ERP doit être particulièrement expérimenté dans le Change Management.  

Oracle est la solution adaptée au changement. Nous utilisons tout particulièrement les outils Oracle chez Inventiv-IT. Nous avons beaucoup travaillé sur le sujet et proposons des approches et des méthodes spécifiques propres à changer efficacement les méthodes de travail de l’entreprise. Conduire le changement avec l’outil Oracle et le Change Management Inventiv-IT est la solution la plus adaptée.

Il est important pour le consultant de séparer les rôles des clients dans son approche du changement. Le client n’est pas seulement celui qui paie et qui décide, c’est d’abord celui qui utilise. Dès l’instant où celui-ci va pouvoir, dès la phase de conception, expliquer au consultant comment les choses se passent pour lui (y compris la façon dont il a maîtrisé les fameuses zones d’incertitude) et lui faire part de ses propres attentes, la résistance va se transformer en collaboration et en attente impatiente du nouvel outil, le changement sera alors facile à mettre en place.  

Alors, le paradigme va changer de nature, l’employé être impatient de découvrir la solution.  
 
D’un stress négatif de résistance à la nouveauté, il va devenir un stress technique : l’exigence que l’outil fonctionne bien et qu’il réponde à ce qui a été imaginé. Dès lors, c’est gagné ! 

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